賃貸借契約の必要書類は？印鑑証明書・住民票・収入証明書の役割を解説！

賃貸物件を契約するときには、本人確認や支払い能力の証明のために、さまざまな書類を提出する必要があります。
これらの必要書類は、大家さんや管理会社が入居者の信頼性を判断する重要な資料となるため、事前に準備をしておくことが大切です。
そこで今回は、賃貸借契約の必要書類のうち「印鑑証明書」「住民票」「収入証明書」について、それぞれの必要性や取得方法を解説します。

賃貸借契約の必要書類①印鑑証明書

印鑑証明書とは、役所に登録された実印が本人のものであることを証明する公的な書類です。
実印とは、市区町村に「印鑑登録」をした印鑑で、契約や重要な手続きにおいて本人確認の役割を果たします。
ここでは、賃貸借契約に印鑑証明書が必要な理由と取得方法について解説します。

なぜ賃貸借契約で印鑑証明書が必要なのか？

賃貸借契約において印鑑証明書が求められるのは、契約の信頼性を高めるためです。
とくに、賃貸借契約に連帯保証人の設定が必要なケースでは、その連帯保証人の印鑑証明書の提出が必要となります。
これは、連帯保証人が入居者の賃貸借契約に同意し、責任を負う意思があると証明するためです。
一般的な賃貸借契約では、連帯保証人が同席することはほぼありません。
もしも、賃貸借契約書に連帯保証人の実印が押されているときには、「勝手に使用された」といった言い訳をされる可能性があります。
しかし、印鑑証明書の提出を求めれば、賃貸借契約を交わしたあとで連帯保証人との間でトラブルが起こる可能性を未然に防げます。

印鑑証明書の取得方法

印鑑証明書を取得するには、事前に市区町村の役所で「印鑑登録」をおこなう必要があります。
印鑑登録が完了していれば、以下の方法で証明書を取得できます。

●自治体の窓口で申請する
●コンビニエンスストアのマルチコピー機を使用する（マイナンバーカードが必要）

なお、本人の印鑑登録証（印鑑登録カード）があれば、委任状がなくても代理人が自治体の窓口で印鑑証明書を取得できます。
ただし、マイナンバーカードは本人以外使用できないため、コンビニエンスストアのマルチコピー機を通じて印鑑証明書を取得するときには、連帯保証人におこなってもらう必要があります。
また、発行手数料は300円程度（自治体によって異なる）であり、即日発行されることがほとんどです。

賃貸借契約の必要書類②住民票

住民票とは、居住地を証明するための公的書類です。
氏名、住所、生年月日、世帯構成などが記載されており、賃貸借契約のときには本人確認の書類として提出を求められることが一般的です。
ここでは、賃貸借契約に住民票が必要な理由と取得方法について解説します。

賃貸借契約に住民票が必要な理由

賃貸借契約に住民票が必要な理由は、入居者本人の身元を確認するためです。
運転免許証やパスポートなどでも本人確認は可能ですが、入居者の以前の住所や世帯主などの情報は掲載されていません。
また、運転免許証の取得後に引っ越しをしていたら、現在の住所も確認できなくなってしまいます。
そこで、住民票と運転免許証などを照らし合わせて本人確認をおこない、なりすまし契約を防ぐ目的があるのです。
なお、現住所と住民票上の住所が異なるときには、あらかじめ不動産会社にその旨を伝えておくことが大切です。
現住所と住民票上の住所が異なっていると、それだけで入居審査に落ちる可能性があります。
ただし、事前に伝えておけば、賃貸借契約を交わすときにトラブルに発展せずに済みます。

住民票の有効期限は？

一般的に、賃貸借契約時に提出する住民票の有効期限は、「発行から3か月以内」とされています。
古い住民票は受け付けてもらえない可能性があるため、契約時には最新のものを用意しましょう。
なお、住民票を取得するときには、入居者本人の情報だけがわかる「一部事項証明書」で問題ありません。
もし、ほかにも入居予定者がいるときには、全員分の住所、氏名、世帯構成がわかる「全部事項証明書」を取得して提出します。

住民票にマイナンバーの記載は必要か？

住民票を取得するときには、「マイナンバー（個人番号）」の記載あり・なしを選べます。
通常、賃貸借契約では、マイナンバーの記載は不要です。
マイナンバーは、重要な個人情報と紐付けられているため、マイナンバーの記載のある住民票だと不動産会社によっては受け取りを拒否されてしまい、再度取得する手間がかかります。
情報漏洩のリスクを避けるためにも、住民票を取得するときには初めから「マイナンバーの記載なし」にすることをおすすめします。

住民票の取得方法

住民票は、以下の方法で取得できます。

●自治体の窓口で申請（マイナンバーカードなど本人確認書類が必要）
●コンビニエンスストアのマルチコピー機の使用（マイナンバーカードが必要）

発行手数料は300円程度で、即日発行されます。

賃貸借契約の必要書類③収入証明書

収入証明書とは、契約者の収入を証明する書類であり、源泉徴収表や確定申告書の控え、直近の給与明細書などが該当します。
ここでは、賃貸借契約に収入証明書が必要な理由と取得方法について解説します。

賃貸借契約に収入証明書が必要な理由

賃貸物件を貸す大家さんにとって、もっとも避けたいのは入居者の家賃滞納です。
そこで、前もって入居者に収入証明書を提出してもらい、安定した収入があるかどうかを確認する目的があります。
ただし、収入が多いだけでは、入居審査にとおらない可能性があります。
大家さん側としては、入居者の家賃滞納リスクを少しでも低減するため、収入にくわえて勤務先や勤続年数など、さまざまなポイントから審査をおこなっているのです。
なお、賃貸借契約に連帯保証人の設定を求められるケースでは、連帯保証人の収入証明書の提出を求められることがあります。

収入証明書の取得方法

収入証明書の取得方法は、働き方によって異なります。
会社員の場合は、毎年12月に勤務先が源泉徴収票を発行してくれます。
なお、源泉徴収票をなくしてしまっているときには、再発行を依頼することが可能です。
給与支払証明書は、勤務先の担当者に依頼すれば発行してもらえるので、必要に応じて用意しましょう。
ただし、作成に時間がかかる可能性があるため、スケジュールには余裕を持つことが大切です。
フリーランスや自営業者の方は、税務署に提出した確定申告書の控えを提出します。
一方で、自治体の窓口で申請すると、前年1年間の所得が記載された「所得証明書」「課税証明書」「所得・課税証明書」の発行が可能です。
これらは、公的な書類であり、収入証明書としての信用度が高い点が特徴です。
ただし、前年に収入がないときには、収入証明書としての役割を果たせないので、ほかの方法で証明する必要があります。
また、所得証明書などは、6月初旬～中旬以降でなければ発行できないため、それ以前に賃貸物件を借りたいときには別の収入証明書を用意しましょう。
自治体で所得証明書などを取得するときには、発行手数料として300円ほどかかる点もデメリットです。

まとめ

賃貸借契約の必要書類には、印鑑証明書、住民票、収入証明書があり、印鑑証明書はおもに連帯保証人の身元確認の役割を担います。
また、住民票は入居者本人の身元確認および現在の住所の証明に必要です。
収入証明書は、家賃の支払い能力を示すために求められる必要書類であり、会社員の場合は源泉徴収票や給与支払証明書、フリーランス・自営業者は確定申告書の控えを提出します。